KODYO SRL (ci-après « Kodyo », « nous ») attache une importance particulière à la protection de vos données personnelles. La présente politique explique, de façon transparente, quelles données nous collectons lorsque vous visitez kodyo.ai (ci-après « le Site »), conversez avec notre assistant Kody, nous contactez ou utilisez nos services, pourquoi nous les collectons et quels sont vos droits.
Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
#1. Responsable du traitement
KODYO SRL
Courbevoie 13, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique
Numéro d'entreprise : 1028.900.081
Contact pour toute question relative à vos données : hello@kodyo.studio
Les demandes relatives aux données personnelles sont traitées directement par la direction de l'entreprise.
#2. Quelles données nous collectons, et pourquoi
#2.1. Navigation sur le Site (mesure d'audience)
Nous mesurons l'audience du Site avec un outil d'analyse que nous hébergeons nous-mêmes. Il ne dépose aucun cookie et ne constitue pas de profil individuel : il enregistre des statistiques agrégées (pages vues, pays, type d'appareil et de navigateur, source de trafic) à partir desquelles aucun visiteur n'est identifiable. L'adresse IP n'est pas conservée.
Base juridique : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) — comprendre l'usage du Site pour l'améliorer, sans intrusion dans votre vie privée. Cette mesure ne requiert pas votre consentement au sens de la législation belge sur les communications électroniques : c'est pourquoi le Site n'affiche pas de bandeau cookies.
#2.2. Formulaires de contact et de rendez-vous
Lorsque vous remplissez le formulaire de contact, demandez un rendez-vous ou laissez vos coordonnées dans une conversation avec Kody, nous collectons : prénom, nom, adresse e-mail et, selon le formulaire, numéro de téléphone, nom de l'entreprise et le contenu de votre message.
Ces données sont enregistrées dans notre base de données et nous sont notifiées par e-mail, afin de vous répondre et, le cas échéant, de préparer un rendez-vous ou une proposition.
Base juridique : exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD) et intérêt légitime (art. 6.1.f) pour le suivi commercial B2B de la relation qui en découle.
#2.3. Conversations avec l'assistant Kody
Kody est un assistant conversationnel basé sur l'intelligence artificielle : vous dialoguez avec un système automatisé, pas avec un membre de l'équipe. Il est présenté comme tel dans l'interface.
Pour vous répondre, le contenu de vos messages (et l'historique de la conversation en cours) est transmis à un fournisseur de modèles de langage, établi hors de l'Union européenne, qui traite les messages uniquement pour générer la réponse et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.
Nous conservons une copie de chaque conversation (messages du visiteur et réponses de Kody, sans autre identifiant qu'un numéro de conversation aléatoire) afin de comprendre ce que les visiteurs recherchent et d'améliorer l'assistant. Nous vous invitons à ne pas communiquer à Kody de données sensibles (données de santé, financières, etc.) — ce n'est pas nécessaire pour qu'il vous aide.
Pour limiter les abus, le nombre de réponses par jour est plafonné par visiteur, sur la base d'une version pseudonymisée de votre adresse IP, jamais de l'adresse en clair.
Base juridique : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) — fournir le service de l'assistant que vous sollicitez, l'améliorer et le protéger contre les abus.
#2.4. Newsletter
Si vous vous inscrivez à notre newsletter via le pied de page, votre adresse e-mail nous est transmise par e-mail, avec la case de consentement que vous avez cochée. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en nous écrivant à hello@kodyo.studio ou via le lien présent dans chaque envoi.
Base juridique : consentement (art. 6.1.a RGPD).
#2.5. Données des clients et de leurs utilisateurs
Lorsque Kodyo conçoit et exploite un assistant ou une solution pour un client, les données traitées par cette solution (par exemple les conversations des visiteurs du site d'un client) sont traitées pour le compte de ce client, qui en est le responsable du traitement. Kodyo agit alors comme sous-traitant, dans le cadre d'un accord de traitement des données conclu avec le client. La présente politique ne couvre pas ces traitements : reportez-vous à la politique de confidentialité du client concerné.
Les données de contact de nos clients et prospects professionnels (nom, fonction, coordonnées professionnelles, historique des échanges) sont traitées pour la gestion de la relation commerciale et contractuelle, sur la base de l'exécution du contrat (art. 6.1.b) et de notre intérêt légitime (art. 6.1.f), puis conservées conformément à nos obligations légales (art. 6.1.c).
#3. Cookies et stockage local
Le Site n'utilise aucun cookie de suivi, publicitaire ou analytique. Seuls sont utilisés des mécanismes strictement nécessaires à son fonctionnement :
| Mécanisme | Finalité | Durée |
|---|---|---|
| Préférence d'affichage (stockage local du navigateur) | Mémoriser votre choix clair / sombre | Jusqu'à suppression par vous |
| Numéro de conversation de Kody | Relier les messages d'une même conversation | Durée de la conversation |
Ces mécanismes ne permettent pas de vous identifier et ne sont partagés avec aucun tiers. Aucun consentement n'est donc requis.
#4. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles aux membres de l'équipe Kodyo qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, et aux catégories de prestataires suivantes, qui agissent sur nos instructions et sont tenues par contrat à la confidentialité et à la sécurité :
| Catégorie de prestataire | Rôle |
|---|---|
| Hébergement cloud | Hébergement du Site et stockage des formulaires et conversations |
| Fournisseurs de modèles de langage | Génération des réponses de l'assistant Kody |
| Service d'envoi d'e-mails | Notification des formulaires et envoi de la newsletter |
| Fournisseur de polices de caractères web | Chargement d'une police lors de l'affichage du Site (transmission technique de l'adresse IP) |
La liste détaillée de nos sous-traitants est disponible sur simple demande à hello@kodyo.studio. Nous pouvons également communiquer vos données aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.
#5. Transferts hors de l'Union européenne
Certains de ces prestataires traitent des données en dehors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Ces transferts reposent sur les garanties prévues par le RGPD : décision d'adéquation de la Commission européenne (EU-U.S. Data Privacy Framework) ou clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez en obtenir une copie en nous écrivant.
#6. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Formulaires de contact et de rendez-vous, coordonnées laissées à Kody | 3 ans à compter de la soumission |
| Conversations avec Kody | 6 mois à compter de chaque message |
| Compteurs journaliers de l'assistant (IP hachée) | 2 jours |
| Statistiques d'audience | Données agrégées, non identifiantes — sans limite |
| Adresse e-mail newsletter | Jusqu'à votre désinscription |
| Données contractuelles et de facturation des clients | Durée du contrat + 10 ans (obligations comptables et fiscales) |
À l'issue de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées.
#7. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger vos données : chiffrement des échanges, accès restreint aux données et aux comptes prestataires, protection contre les soumissions automatisées. Aucun système n'étant infaillible, nous vous informerions, ainsi que l'Autorité de protection des données le cas échéant, de toute violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits.
#8. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Accès (art. 15) : savoir si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie ;
- Rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données, dans les conditions prévues par la loi ;
- Limitation (art. 18) : demander la suspension d'un traitement dans certains cas ;
- Portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé ;
- Opposition (art. 21) : vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, y compris à la prospection ;
- Retrait du consentement (art. 7.3) : retirer un consentement donné, sans effet sur la licéité des traitements antérieurs.
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à hello@kodyo.studio ou par courrier à KODYO SRL, Courbevoie 13, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes (nous vous en informerions). Nous pouvons vous demander un justificatif d'identité lorsque c'est nécessaire pour vérifier que la demande émane bien de vous.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle belge :
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be
#9. Mineurs
Le Site et nos services s'adressent à des professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans.
#10. Modifications
Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l'évolution de nos services, de nos prestataires ou de la réglementation. La version en vigueur est celle publiée sur le Site, avec sa date de mise à jour. En cas de modification substantielle, nous le signalerons de manière visible sur le Site.