KODYO SRL (hierna "Kodyo", "wij") hecht bijzonder belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit beleid legt op transparante wijze uit welke gegevens wij verzamelen wanneer u kodyo.ai (hierna "de Website") bezoekt, met onze assistent Kody praat, contact met ons opneemt of onze diensten gebruikt, waarom wij ze verzamelen en welke rechten u heeft.
Het is opgesteld in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (de "AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
#1. Verwerkingsverantwoordelijke
KODYO SRL
Courbevoie 13, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve, België
Ondernemingsnummer: 1028.900.081
Contact voor elke vraag over uw gegevens: hello@kodyo.studio
Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens worden rechtstreeks door de directie van de onderneming behandeld.
#2. Welke gegevens wij verzamelen, en waarom
#2.1. Surfen op de Website (bezoekersstatistieken)
Wij meten het bezoek aan de Website met een analysetool die wij zelf hosten. Deze plaatst geen cookies en bouwt geen individueel profiel op: hij registreert geaggregeerde statistieken (paginaweergaven, land, type toestel en browser, verkeersbron) waaruit geen enkele bezoeker kan worden geïdentificeerd. Het IP-adres wordt niet bewaard.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) — begrijpen hoe de Website wordt gebruikt om hem te verbeteren, zonder inbreuk op uw privacy. Deze meting vereist geen toestemming in de zin van de Belgische wetgeving inzake elektronische communicatie; daarom toont de Website geen cookiebanner.
#2.2. Contact- en afspraakformulieren
Wanneer u het contactformulier invult, een afspraak aanvraagt of uw gegevens achterlaat in een gesprek met Kody, verzamelen wij: voornaam, naam, e-mailadres en, afhankelijk van het formulier, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht.
Deze gegevens worden opgeslagen in onze databank en per e-mail aan ons gemeld, zodat wij u kunnen antwoorden en, in voorkomend geval, een afspraak of een voorstel kunnen voorbereiden.
Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG) en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) voor de commerciële B2B-opvolging van de relatie die eruit voortvloeit.
#2.3. Gesprekken met de assistent Kody
Kody is een conversationele assistent op basis van artificiële intelligentie: u praat met een geautomatiseerd systeem, niet met een teamlid. Hij wordt als zodanig voorgesteld in de interface.
Om u te antwoorden, wordt de inhoud van uw berichten (en de geschiedenis van het lopende gesprek) doorgestuurd naar een aanbieder van taalmodellen, gevestigd buiten de Europese Unie, die de berichten uitsluitend verwerkt om het antwoord te genereren en ze niet gebruikt om zijn modellen te trainen.
Wij bewaren een kopie van elk gesprek (berichten van de bezoeker en antwoorden van Kody, zonder andere identificator dan een willekeurig gespreksnummer) om te begrijpen wat bezoekers zoeken en om de assistent te verbeteren. Wij raden u aan geen gevoelige gegevens aan Kody mee te delen (gezondheids-, financiële gegevens enz.) — hij heeft ze niet nodig om u te helpen.
Om misbruik te beperken, is het aantal antwoorden per dag per bezoeker beperkt, op basis van een gepseudonimiseerde versie van uw IP-adres, nooit het adres in leesbare vorm.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) — de assistentdienst leveren die u vraagt, hem verbeteren en beschermen tegen misbruik.
#2.4. Nieuwsbrief
Als u zich via de voettekst inschrijft op onze nieuwsbrief, wordt uw e-mailadres per e-mail aan ons bezorgd, samen met het toestemmingsvakje dat u heeft aangevinkt. U kunt zich op elk moment uitschrijven door te schrijven naar hello@kodyo.studio of via de link in elke mailing.
Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a AVG).
#2.5. Gegevens van klanten en hun gebruikers
Wanneer Kodyo een assistent of oplossing ontwerpt en beheert voor een klant, worden de gegevens die door die oplossing worden verwerkt (bijvoorbeeld de gesprekken van bezoekers van de website van een klant) verwerkt voor rekening van die klant, die de verwerkingsverantwoordelijke is. Kodyo treedt dan op als verwerker, in het kader van een verwerkersovereenkomst met de klant. Dit beleid dekt die verwerkingen niet: raadpleeg het privacybeleid van de betrokken klant.
De contactgegevens van onze professionele klanten en prospects (naam, functie, professionele contactgegevens, geschiedenis van de uitwisselingen) worden verwerkt voor het beheer van de commerciële en contractuele relatie, op basis van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) en ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f), en vervolgens bewaard overeenkomstig onze wettelijke verplichtingen (art. 6.1.c).
#3. Cookies en lokale opslag
De Website gebruikt geen tracking-, advertentie- of analysecookies. Enkel mechanismen die strikt noodzakelijk zijn voor de werking worden gebruikt:
| Mechanisme | Doel | Duur |
|---|---|---|
| Weergavevoorkeur (lokale opslag van de browser) | Uw keuze licht / donker onthouden | Tot u ze verwijdert |
| Gespreksnummer van Kody | De berichten van eenzelfde gesprek koppelen | Duur van het gesprek |
Deze mechanismen maken het niet mogelijk u te identificeren en worden met geen enkele derde gedeeld. Er is dus geen toestemming vereist.
#4. Ontvangers en verwerkers
Uw gegevens worden nooit verkocht. Ze zijn toegankelijk voor de leden van het Kodyo-team die ze nodig hebben in het kader van hun functie, en voor de volgende categorieën van dienstverleners, die handelen volgens onze instructies en contractueel gebonden zijn aan vertrouwelijkheid en beveiliging:
| Categorie van dienstverlener | Rol |
|---|---|
| Cloudhosting | Hosting van de Website en opslag van formulieren en gesprekken |
| Aanbieders van taalmodellen | Genereren van de antwoorden van de assistent Kody |
| E-mailverzenddienst | Melding van formulieren en verzending van de nieuwsbrief |
| Aanbieder van weblettertypes | Laden van een lettertype bij de weergave van de Website (technische overdracht van het IP-adres) |
De gedetailleerde lijst van onze verwerkers is op eenvoudig verzoek beschikbaar via hello@kodyo.studio. Wij kunnen uw gegevens ook meedelen aan de bevoegde autoriteiten wanneer de wet dit vereist.
#5. Doorgiften buiten de Europese Unie
Sommige van deze dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten. Deze doorgiften steunen op de waarborgen waarin de AVG voorziet: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (EU-U.S. Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld. U kunt er een kopie van verkrijgen door ons te schrijven.
#6. Bewaartermijnen
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Contact- en afspraakformulieren, gegevens achtergelaten bij Kody | 3 jaar vanaf de indiening |
| Gesprekken met Kody | 6 maanden vanaf elk bericht |
| Dagelijkse tellers van de assistent (gehasht IP) | 2 dagen |
| Bezoekersstatistieken | Geaggregeerde, niet-identificerende gegevens — onbeperkt |
| E-mailadres nieuwsbrief | Tot uw uitschrijving |
| Contractuele en facturatiegegevens van klanten | Duur van de overeenkomst + 10 jaar (boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) |
Na afloop van deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
#7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen: versleuteling van de uitwisselingen, beperkte toegang tot de gegevens en tot de accounts bij dienstverleners, bescherming tegen geautomatiseerde inzendingen. Aangezien geen enkel systeem onfeilbaar is, zouden wij u, en in voorkomend geval de Gegevensbeschermingsautoriteit, informeren over elk gegevenslek dat een risico voor uw rechten kan inhouden.
#8. Uw rechten
Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten:
- Inzage (art. 15): weten of wij gegevens over u verwerken en er een kopie van verkrijgen;
- Rectificatie (art. 16): onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
- Wissing (art. 17): de verwijdering van uw gegevens vragen, onder de wettelijke voorwaarden;
- Beperking (art. 18): in bepaalde gevallen de opschorting van een verwerking vragen;
- Overdraagbaarheid (art. 20): uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar formaat;
- Bezwaar (art. 21): zich op elk moment verzetten tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, met inbegrip van prospectie;
- Intrekking van toestemming (art. 7.3): een gegeven toestemming intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.
Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar hello@kodyo.studio of per post naar KODYO SRL, Courbevoie 13, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve. Wij antwoorden binnen een maand, verlengbaar met twee maanden voor complexe verzoeken (wij zouden u daarvan op de hoogte brengen). Wij kunnen u om een identiteitsbewijs vragen wanneer dat nodig is om na te gaan of het verzoek wel degelijk van u uitgaat.
Als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
#9. Minderjarigen
De Website en onze diensten richten zich tot professionals. Wij verzamelen niet bewust gegevens over personen jonger dan 16 jaar.
#10. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid wijzigen om de evolutie van onze diensten, onze dienstverleners of de regelgeving te weerspiegelen. De geldende versie is deze die op de Website is gepubliceerd, met haar bijwerkingsdatum. Bij een wezenlijke wijziging zullen wij dit zichtbaar op de Website aangeven.